The Parks of the St. Lawrence is an inclusive employer.  Accommodation is available under the Ontario Human Rights Code.  For more information on how to request accommodation or assistance, please contact our staff in Human Resources at  hrcompetition@parks.on.ca

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Events & Operations Coordinator / COORDONNATEUR DES ÉVÉNEMENTS ET DES OPÉRATIONS
  
EVENTS AND OPERATIONS COORDINATOR

COMPETITION No: 2024-SLPC-1754


CLASSIFICATION: Information Officer 2


COMPENSATION GROUP: OPSEU - Administrative

SALARY RANGE: $1,428.25 - $1,687.23 per week

PERIOD OF EMPLOYMENT: Febuary 2025 - March 2026
Group 1 temporary


HOURS OF WORK: Variable up to 36.25 hours per week

DIVISION: Fort Henry National Historic Site

LOCATION: Kingston


POSTING DATE: December 13, 2024


CLOSING DATE: January 6, 2025

LANGUAGE OF POSITION: English

AREA OF SEARCH: Open



WHAT CAN I EXPECT TO DO IN THIS ROLE?

You will:

• plan and coordinate the development, execution and evaluation of all existing event-based programming, interpretive programs, new initiatives and outreach activities
• create, implement, and evaluate innovative redesign opportunities for existing events to generate increased exposure and attract more visitors
• develop business cases, organize logistical arrangements, and acquire volunteers, materials, and support services to ensure successful events
• liaise with appropriate departments to ensure timely, smooth execution, attention to detail, guest-friendly practices, and that all health, safety and compliance requirements are met
• identify potential promotional partners and negotiate favourable terms and contracts
• supervise event staff, volunteers and partner support and participate in the recruitment and selection of event staff
• develop and implement a communication strategy and a range of communications products to market existing events, outreach opportunities and new event-based business, as required
• provide expertise and support by conducting research to support program initiatives
• represent the Commission at external meetings and conferences regarding special events
• Embody the SLPC’s equity, diversity and inclusion principles while interacting with staff and guests.

HOW DO I QUALIFY?

MANDATORY:
• A valid Ontario Class G driver’s licence or equivalent to drive on Ontario highways

KNOWLEDGE AND EXPERIENCE:
• You have professional experience in special event management to plan and coordinate the development and implementation of a range of special events, educational events, outreach activities and volunteer programs.
• You have a demonstrated understanding of the techniques and best practices involved in event planning and communications planning.
• You have knowledge of 19th century military history and the principles of living history associated with that time period.
• You have knowledge of the tourism industry, leisure and entertainment sectors, the (learned or acquired) heritage of Fort Henry National Historic Site, community and business contacts and the goals, brand position and marketing objectives of the St. Lawrence Parks Commission to ensure all project initiatives achieve SLPC goals.
• You are familiar with the Occupational Health and Safety Act and regulations that apply to the work being performed to ensure compliance. 

PROBLEM SOLVING AND ANALYTICAL SKILLS:
• You have analytical skills to plan and coordinate a range of innovative special events to increase attendance and net revenues. 
• You have analytical skills to develop business cases and communication strategies.
• You have problem solving skills to resolve a range of ongoing issues to ensure success of all project initiatives.

LEADERSHIP, PROJECT MANAGEMENT AND RESEARCH SKILLS:
• You have knowledge of project management methods and the ability to plan, direct, implement and evaluate multiple, concurrent project initiatives from concept to completion within established deadlines, budgets and deliverables.
• You have a basic understanding of key deliverables and government financial terms to develop business and contractual agreements with partners and service providers and to plan and administer project budgets.
• You have the ability to conduct historical research to support and enhance existing special event programming and new initiatives.
• You possess strong leadership and interpersonal skills to oversee a range of staff, including volunteers and third parties.

COMMUNICATION SKILLS:
• You have writing and editing techniques to write and edit a range of communications products and prepare media and web content materials.
• You have listening skills to identify and understand potential objections and resolve, as well as digest constructive feedback on events and agreements.

COMPUTER SKILLS:
• You have knowledge of the operations and capabilities of various software programs to prepare your own materials and presentations.


WHY WORK FOR THE ST. LAWRENCE PARKS COMMISSION?

• Belong to one of the largest employers in Ontario, the Ontario Public Service, and open the door to a diverse range of career opportunities throughout the province 
• Supportive team environment
• Staff discounts
• Employee and Family Assistance Program (EFAP)
• Option to join an excellent pension plan 
• Option to purchase benefits 
• Percentage paid in lieu of vacation and statutory holidays 
• Percentage paid in lieu of benefits 

HOW TO APPLY:

1. Please apply online, https://www.parks.on.ca/about/careers/. 
2. Your cover letter and resume combined should not exceed five (5) pages.
3. Customize your cover letter and resume to the qualifications listed above.  Using concrete examples, you must show how you demonstrated the requirements for this job.
4. OPS employees are required to quote their WIN EMPLOYEE ID number when applying.
5. Every external candidate must identify their prior employment in the Ontario Public Service including positions, dates of employment and any re-employment restrictions.



REMEMBER:  THE DEADLINE TO APPLY IS 11:59 PM ON MONDAY, JANUARY 6, 2025.
WE THANK ALL CANDIDATES FOR APPLYING, BUT ONLY THOSE SELECTED FOR FURTHER SCREENING OR AN INTERVIEW WILL BE CONTACTED.


Please be advised that the results of this competition may be used to form an eligibility list of qualified candidates to potentially fill future vacancies represented by the Ontario Public Service Employees Union (OPSEU). In accordance with the Collective Agreement, eligibility lists are shared with OPSEU representatives. By applying to this competition, you are providing consent that your name may be shared with OPSEU representatives.

The St. Lawrence Parks Commission is committed to employment equity.  We welcome applications from people with disabilities, Indigenous, Black and racialized individuals, as well as people from a diversity of ethnic and cultural origins, sexual orientations, gender identities and expressions.  The St. Lawrence Parks Commission is also committed to an inclusive, barrier-free selection process. We will make appropriate accommodations throughout the recruitment and selection process for applicants with disabilities. To obtain a copy of this posting in an alternative format or to request any accommodation please contact us directly through Human Resources at 1-800-437-2233, ext. 1401. Information received relating to accommodation requests will be addressed confidentially.




COORDONNATEUR DES ÉVÉNEMENTS ET DES OPÉRATIONS

NO DU CONCOURS : 2024-CPSL-1754

CLASSIFICATION : agent d'information 2

GROUPE DE RÉMUNÉRATION : SEFPO – Administratif

ÉCHELLE SALARIALE : 1428.25$ - 1687.23$ par semaine

PÉRIODE D’EMPLOI : février 2025 - mars 2026
Groupe 1 (temporaire)

HEURES DE TRAVAIL : Variable, jusqu’à 36,25 heures par semaine

DIVISION : Lieu historique national du Fort-Henry

ENDROIT : Kingston

DATE DE PUBLICATION : 13 decembre 2024

DATE DE CLÔTURE : 6 janvier 2025

LANGUE DU OU DES POSTES: anglais


AIRE DE RECHERCHE : ouvert




À QUOI PUIS-JE M’ATTENDRE À CE POSTE?

Vous aurez les fonctions suivantes :

• planifier et coordonner l’élaboration, la prestation et l’évaluation de l’ensemble de la programmation événementielle existante, des programmes d’interprétation, des nouvelles initiatives et des activités de sensibilisation;
• créer, mettre en œuvre et évaluer des possibilités de nouvelles conceptions novatrices pour les événements existants afin d’accroître leur visibilité et d’attirer davantage de visiteurs;
• élaborer des analyses de rentabilité, organiser la logistique et recruter des bénévoles, faire l’acquisition du matériel et mettre en place des services d’appui pour assurer la réussite des événements;
• assurer la liaison avec les services compétents afin de garantir un bon déroulement en temps opportun, le souci du détail, des pratiques conviviales pour les clients et le respect de toutes les exigences en matière de santé, de sécurité et de conformité;
• recenser les partenaires promotionnels potentiels et négocier des conditions et des contrats favorables;
• superviser le personnel, les bénévoles et les partenaires de l’événement et participer au recrutement et à la sélection de l’effectif pour l’événement;
• élaborer et mettre en œuvre une stratégie de communication et un ensemble produits de communication pour la mise en marché des événements existants, les possibilités de sensibilisation et les nouvelles activités liées aux événements, le cas échéant;
• fournir une expertise et un soutien en menant des recherches pour appuyer les initiatives du programme;
• représenter la Commission lors de réunions et de conférences externes concernant des événements spéciaux;
• incarner les principes d’équité, de diversité et d’inclusion de la Commission des parcs du Saint-Laurent dans ses relations avec le personnel et les invités.



À QUELLES EXIGENCES DOIS-JE RÉPONDRE?

OBLIGATOIRE :
• Un permis de conduire de catégorie « G » valide ou l’équivalent pour circuler sur les routes ontariennes.

CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCE :
• Expérience professionnelle dans la gestion d’événements spéciaux pour planifier et coordonner l’élaboration et la mise en œuvre d’une série d’événements spéciaux ou éducatifs, d’activités de sensibilisation et de programmes de bénévolat.
• Compréhension avérée des techniques et des pratiques exemplaires en matière d’organisation d’événements et de planification de la communication.
• Connaissance de l’histoire militaire du XIXe siècle et des principes de l’histoire vivante associés à cette période.
• Connaissance de l’industrie du tourisme, des secteurs des loisirs et du divertissement, du patrimoine (appris ou acquis) du lieu historique national du Fort Henry, des contacts avec la communauté et les entreprises, ainsi que des objectifs, du positionnement de la marque et des objectifs de mise en marché de la Commission des parcs du Saint-Laurent, afin de vous assurer que toutes les initiatives du projet atteignent les objectifs de la Commission.
• Connaissance de la Loi sur la santé et la sécurité au travail et des règlements qui s’appliquent au travail effectué afin d’en assurer la conformité. 

COMPÉTENCES ANALYTIQUES ET EN MATIÈRE DE PROBLÈMES :
• Compétences analytiques pour planifier et coordonner une série d’événements spéciaux novateurs pour accroître la fréquentation et les revenus nets. 
• Compétences analytiques pour élaborer des analyses de rentabilité et des stratégies de communication.
• Compétences en matière de résolution de problèmes afin de résoudre une série d’enjeux courante et d’assurer le succès de toutes les initiatives du projet.

COMPÉTENCES EN MATIÈRE DE DIRECTION, DE GESTION DE PROJET ET DE RECHERCHE :
• Connaissance des méthodes de gestion de projet et capacités de planifier, diriger, mettre en œuvre et évaluer plusieurs initiatives de projet simultanées, de la conception à l’achèvement, dans le respect des échéanciers, des budgets et des résultats fixés.
• Connaissance de base des principaux produits à livrer et des conditions financières du gouvernement pour établir des accords commerciaux et contractuels avec des partenaires et des prestataires de services et pour planifier et administrer les budgets des projets.
• Capacités de mener des recherches historiques pour soutenir et améliorer la programmation d’événements spéciaux existants et de nouvelles initiatives.
• Solides compétences en matière de direction et de relations interpersonnelles pour superviser divers employés, notamment les bénévoles et les tiers.

COMPÉTENCES EN COMMUNICATION :
• Compétences en matière de techniques de rédaction et d’édition pour rédiger et réviser un ensemble de produits de communication et préparer du contenu médiatique et Web.
• Compétences en matière d’écoute pour cerner et comprendre les objections possibles et les résoudre, ainsi que pour analyser les rétroactions constructives sur les événements et les accords.

COMPÉTENCES EN INFORMATIQUE :
• Connaissance du fonctionnement et des possibilités de divers logiciels pour préparer vos propres documents et présentations.

•


POURQUOI TRAVAILLER POUR LA COMMISSION DES PARCS DU SAINT-LAURENT?
 
• Entrez au service de la fonction publique de l’Ontario, l'un des plus grands employeurs de la province, et ouvrez la porte à un large éventail de possibilités de carrière dans différentes régions ontariennes.
Vous aurez les avantages suivants : 
• Un environnement propice au travail d’équipe
• Des réductions en tant que membre du personnel
• Le Programme d’aide aux employés et à leurs familles
• La possibilité d'adhérer à un excellent régime de retraite, même sans poste permanent 
• L’option d'achat de prestations 
• Un pourcentage versé en remplacement des vacances et des jours fériés 
• Un pourcentage versé en remplacement des prestations 







COMMENT POSTULER

1.Veuillez postuler en ligne, au https://www.parks.on.ca/about/careers/. 
2.Votre lettre d’accompagnement et votre curriculum vitæ doivent être joints en un seul fichier ne dépassant pas cinq (5) pages.
3.Veuillez personnaliser votre lettre d’accompagnement et adapter votre curriculum vitæ aux qualifications indiquées ci-dessus. À l’aide d’exemples concrets, vous devez montrer comment vous répondez aux exigences de ce poste.
4.Les employés de la FPO sont tenus d’indiquer leur numéro d’identification RIRH s’ils postulent.
5.Les candidats externes doivent faire mention d’éventuels postes déjà occupés dans la Fonction publique de l’Ontario, y compris les titres, les dates et toute restriction à un réemploi.


RAPPEL :  LA DATE LIMITE POUR POSTULER EST LE LUNDI 6 JANVIER 2025 À 23 H 59

NOUS REMERCIONS TOUTES LES PERSONNES QUI POSERONT LEUR CANDIDATURE. TOUTEFOIS, NOUS COMMUNIQUERONS UNIQUEMENT AVEC CELLES SÉLECTIONNÉES POUR UNE ANALYSE PLUS POUSSÉE DU DOSSIER EN VUE D’EFFECTUER UNE ENTREVUE

Prière de noter que les résultats de ce concours peuvent être utilisés pour dresser une liste de candidats qualifiés en vue de pourvoir d’éventuels postes vacants représentés par le Syndicat des employés de la fonction publique de l’Ontario (SEFPO). Conformément à la convention collective, une telle liste sera partagée avec les représentants du SEFPO. En posant votre candidature, vous donnez votre consentement à la communication de votre nom aux représentants du SEFPO.

À la Commission des parcs du Saint-Laurent, nous respectons l’équité en matière d’emploi. Nous invitons les personnes handicapées, les Autochtones, les Noirs et les personnes racialisées, ainsi que les personnes d’origines ethniques et culturelles, d’orientations sexuelles, d’identités et d’expressions de genre diverses, à poser leur candidature. La Commission des parcs du Saint-Laurent a mis en place un processus de sélection inclusif et sans obstacles. Tout au long du processus de recrutement et de sélection, nous prendrons les mesures d’adaptation appropriées pour les candidates et candidats handicapés. Pour obtenir une copie de cette offre et de la description du poste dans un autre format ou pour demander une mesure d’adaptation, veuillez communiquer avec nous par l’intermédiaire des Ressources humaines au 1 800 437-2233, poste 1401. Les renseignements reçus concernant les demandes d’adaptation seront traités de manière confidentielle.